はじめに

利用者を少しでも多く受け入れていきたい事務所と、その日その日の利用者様に寄り添った対応をしたい現場。いわき市にあるショートステイいわき未来月見台では、ペースノートを導入した結果、リアルタイムに入退所予定・部屋割りを共有できるようになり、両者にとって望ましい運用に一歩一歩近づいてきました。

ペースノートの導入後、どのような変化があったのか、その歩みを追いました。

1.導入のきっかけ ~予約の管理を誰でもできるようにしたい~

導入のきっかけを教えてください。

吉田さま：

ペースノートの導入前は、ショートステイの予約を受け付ける事務所ではエクセル、部屋割をする現場では紙で、予約を管理していました。そのため、特定の部屋に予約が重なり、現場が割り振りたい部屋に利用者様を入れることが難しい、部屋移動ができないなど、コミュニケーションの行き違いがありました。何か解決できるツールはないか、ホームページなどを調べてペースノートにたどりつきました。

 

特に導入の決め手となったものは何ですか？

吉田さま：

事務所が予約を入力し、現場がその予定の部屋割りを変更する。それが反映された状態で事務所は新しい予約を受ける。そうした業務フローを想定しながら導入を検討をしていましたので、リアルタイムに情報が共有される点と、操作のしやすさを重視しました。

特に操作のしやすさについては、事務員、相談員、現場の主任、リーダーと多くの職員が触れることを想定して、誰でもかんたんに作業ができるものを選びたいと思っていました。

 

2.実際に導入して　~ベッド数の多い施設に必要な、「操作のしやすさ」~

実際に導入されていかがでしょうか？

吉田さま：

当初は新しいシステムの導入に、事務所の職員からも不安の声がありました。まずは予約を受ける事務員のトレーニングに力を入れていましたが、操作のしやすさもあり、早い段階から予約の入力、変更、キャンセルなどの作業ができるようになってきたと思います。

当施設はショートステイ単独型で24ベッドあり、管理は簡単ではありませんでした。ペースノートを使うことで、まずは正しい予約情報を、複数の職員が管理できるようになっています。

 

元々の目的以外に、何か変化がありましたか？

吉田さま：

稼働率などもエクセルのマクロで計算していたのですが、ペースノートでは予約の入力、変更だけで自動で計算されるため、業務の簡素化にも成功しています。

また、予定の見やすさについては現場の評判も非常に良いです。予定の変更などの操作性も良いので、今後は現場の主任、リーダーなどが使えるようにしていきたいと思っています。

 

 

 

3.導入のしやすさ　~現場への落とし込みをしていくために~

導入をされる際の流れはいかがでしたか？

吉田さま：

まずは自分自身が操作方法を理解して、現場への導入の手順を考えたうえで落とし込みをして行きたいと思っていました。そのため、自分が早くシステムを理解することが重要でした。

実際の進み方は期待どおりでした。契約した10日後には当施設の利用者様や予約の情報が全て入り、当施設で使える環境を整えていただきました。

その上で週に１回打ち合わせをさせていただき、使いながら疑問点を解消できたので、2週間程度で使い方をマスターすることができました。

 

他に導入時に役に立ったことはありますか？

吉田さま：

ペースノートは多くのショートステイが利用されていることもあり、他の施設のやり方などノウハウが蓄積されているなと感じました。例えば同じ部屋で同日に入退所がある場合の運用方法など、勉強になることも多かったです。

 

4.今後の活用方針

今後の活用の方針について教えてください

吉田さま：

24ベッドの部屋割りが少し縦に長いため、大きめの縦型のモニターを現場に設置していきたいと思っています。それを見ながら現場のリーダーたちが部屋割りを編集して、事務所はそれに対応して予約を入れていく。現段階でもう70%程度は完了していますので、理想の状態までもう少しと思っています。

 

ペースノートに期待されることはありますか？

吉田さま：

例えば予約ごとのメモの機能など、導入当初にはなかった機能を柔軟に追加してもらえています。今後も現場のニーズを聞いていただきながら、進化していってもらいたいと思っています。