1. 導入のきっかけ ~ショートの集客という喫緊の課題~

まず、導入前に抱えていた課題について教えてください。

大門さま：

ペースノートを導入したのは、ショートの稼働率が下がっていたにもかかわらず、いつも通りの居宅支援事業所への訪問営業がコロナによってできなくなった時期です。

当時、入所者の長期入院が増えた影響で、それまでのショート利用者を特養入所に移し、ショートの稼働率ががくっと下がりました。近隣に有料老人ホームが増えた影響もあったと思います。

何とか新しい利用者を増やそうと、チラシや郵送DMでの営業に加え、50万円程度をかけて地域情報誌への広告掲載も行いました。ところが、手間やコストの割に、昔は効果があった広告掲載も今回は全く反響がなく、近隣の居宅にピンポイントで営業をかけるよい方法は何かないのかと探していました。

 

導入を決めた理由を教えてください。

大門さま：

それまでも色々な営業方法を試行錯誤しましたが、圧倒的に少ない手間で居宅に営業をかけられると考え、導入を試してみようと考えました

 

 

 

2. 導入に際して ~コロナ前の状態へ、なるべく早く戻す~

ペースノートの導入にあたり、どのような目標をお持ちでしたか

大門さま：

特養も含めた施設全体の稼働率をコロナ前の水準まで戻すことを目標にと考えました。

そのためには、ショートステイでも30%近い改善が必要でしたが、入居者に提供しているケアや施設の雰囲気には自信を持っていたので、ショート利用で施設の良さを知ってもらえれば、いずれ特養の入居者も増えてくるだろうと考えました。

 

実際に導入され、効果は見えてきましたか

大門さま：

実は、導入前は、効果が出るまで短くて半年~1年くらいは時間がかかるだろうと予想していました。ところが、当施設では4か月でショート稼働率を30%改善することができたので、非常に嬉しく思っています。

また、FAXという方法も、最初は古い方法だなと思ったのですが、意外にも居宅から「ショートの空き状況をFAXしてもらえるのはありがたい」と好評を受け、問い合わせの電話も増えました

 

 

 

3. 導入による効果 ~FAXによる宣伝効果~

ペースノートの導入により、どのような効果がありましたか。

大門さま：

空き状況を知らせる営業用のFAXによる宣伝効果が大きかったです。単純にFAXを送るだけでなく、ペースノートが居宅を研究して作られたフォーマットで、周辺の有望な居宅をリスト化して送れますし、何よりすべて自動なので手間がかかりませんでした。

そのため、営業範囲をどんどん広げることができました。営業FAXを送ってみるうちに、当施設の地域の利用者は施設との距離をあまり気にしないということが分かり、これまで遠いからと営業していなかった10km圏の利用者を新たに獲得することが出来ました。

また、FAXをきっかけに、近隣でもお付き合いのなかったケアマネさんから新たに問い合わせをいただいたり、いつの間にか関係が薄くなっていたケアマネさんから再び連絡が来るようになったりと、地域の居宅・ケアマネさんとのコミュニケーションがとにかく増えました。

 

特養や、現場への効果はありましたか。

大門さま：

ショートの新規利用者が増えたことで、狙い通り、リピーターが増え、最終的に特養の入所者も増えました。当施設では面会を増やすなど利用者やその家族のニーズに応える運営の工夫で、サービスには自信がありました。実際にペースノートを見るとリピート率の高さが確認でき、ショートから入所に切り替える方がいらっしゃるので、月1人は安定してショートから特養へ入所されている状況です。結果、施設全体の稼働率もコロナ前の水準へ近づいてきています。

さらに、ショートからの特養入所は、手続きや受け入れ体制においてもスムーズなので、現場の負担も小さくできていると思います。

 

 

 

4. 今後の展望

最後に、LINOの今後の展望を教えてください。

大門さま：

今後は部屋調整など、より複雑な管理も意識しながら稼働率をさらに高めていきたいです。

また、営業範囲も広く保ちながら、多くの居宅さんと連携をすることで、地域からも信頼される施設運営を継続していければと考えています。