新型コロナウイルスの流行でキャンセルが増加、稼働率が落ち込むことに

まずはたまゆらさんについて教えてください。

長野県で複数のサービスを提供しており、現在16の事業所を運営しています。

グループ内には社会福祉法人もあり、全体で約200名の職員が在籍中です。

設立当初からリハビリに力を入れており、どの施設でも当法人独自の体操を提供しています。

ペースノートはショートステイたまゆらにて利用中です。

 

 

ペースノートはどなたが操作されていますでしょうか？

相談員がメインで利用しています。不在の場合は事務員が予約受付などの操作をすることもあります。

現場や送迎に関わる職員には、ペースノートの画面を印刷して共有しています。

 

 

ペースノートをご存知になったきっかけを教えてください。

お送りいただいたDMを当社の代表が見て知ったそうです。予約管理表を紙ベースで運用していたため、どうしても経営層がリアルタイムで正確な稼働率を知ることができないことを課題に思っていたようです。

ちょうど稼働率が落ち込んでしまった時期だったため、相談員を含めてお話を伺ってみることになりました。

 

 

なぜ稼働率が落ちてしまったのでしょうか？

新型コロナウイルスの流行による入院が増え、ショートステイがキャンセルになってしまう方が多かったんですよね。

キャンセルが発生する度に予約表を変更しなければならず、とても負担の大きい作業となっていました。

 

 

とにかく変更作業がたいへんだった紙の予約管理表

予約表はどのように作成していましたか？

20年前の設立当初から在籍しているのですが、ずっとエクセルで作成したフォーマットを印刷し、手書きで予約管理していました。

 

 

実は一時期、他社のソフトを使って予約管理を行っていた時期もありました。

ただこれがとても使いづらく…操作性が悪いだけでなく、数字がズレてしまうこともあったんです。

なんとか入力はできるけれど集計ができず、「ちょっと入力しやすい紙」という感じでした。

あまり導入メリットを感じられず、1年程度で利用をやめて紙に戻しました。

 

 

ここ最近は周囲の相談員がソフトを使っているという話を聞き始めたので、いいものがあれば使ってみたいとは考えていました。

 

 

紙の予約管理にはどのような課題があったか教えてください。

とにかく課題が多かったですね。特に予約キャンセルの際はたいへんでした…

 

 

どういうことでしょうか？

キャンセルが発生した際に、紙だと修正がむずかしいんですよね。

書き足したり、書いて消したりをしていくうちに見づらくなってしまいますし、紙が破れてしまうこともあります。

そうなると全員分を新しい紙に書き直す必要があり、この作業にとても時間がかかっていました。

頻度もそれなりに高く、予約表を毎月3回4回と書き直すのは、ほんっとうにたいへんでしたね。

いくら注意深く作業しても書き間違いは発生してしまいますし、最悪の場合はご利用者やご家族にご迷惑をおかけしてしまいます。

 

 

書くこと以外の課題はいかがでしょうか？

近隣のケアマネージャーからの電話問い合わせにその場で答えることができず、ご利用いただけないこともありました。

相談員が電話に出れる時はいいですが、他の職員だとどうしても紙を探して確認が必要になります。

 

 

ケアマネージャーが電話をする時は、急ぎのことが多く、その場で利用の可否を返答しないといけないんです。

即答できないとどうしても別の空いている事業所を探さなければなりません。なので後ほど「空いていますよ」と連絡を返しても「すでに決まっちゃいました」と返答いただくこともあります。

せっかく当施設を指名してくれていたのに、違うところをご利用いただくのは申し訳ない気持ちもありました。

 

 

相談員以外の方も課題はありましたか？

紙の予約表をコピーして現場に渡していました。ただこの方法だと変更があった際に、どうしても最新の情報を現場に共有しにくかったです。

コピーした予約表を元にシーツ交換などを行うのですが、最新ではない情報を元に行動してしまうとご利用者にご迷惑をおかけしてしまいます。

現場からしてもどれが最新の紙か分かりづらいですし、情報共有の観点からも課題があると感じていました。

 

 

 

 

操作説明から1ヶ月で利用開始。使いやすそうなペースノートを見て即決

2024年3月にお問合せをいただきました。翌月から利用開始と、とてもスムーズでしたね。製品の比較検討はされましたか？

最初に見た段階で、もう導入することを決めましたね。比較検討はしていません。

 

 

そこまでご評価いただけたポイントはどこでしょうか？

パソコンの操作が苦手な私でもすぐに操作できると思い、これならできると確信できたことが大きいです。

以前利用したことがあるソフトと比べるとかなり使い勝手がよく、直感的に操作できました。

基本操作がクリックして引っ張るだけなので、むずかしい操作は一切必要ありません。難なく使い始めることができたので、苦労した記憶がありません。

 

 

導入時のサポートはいかがでしょうか？

ご利用者、近隣の居宅介護支援事業所の情報をペースノートさんに初期設定していただけたので、すぐに利用開始できました。

 

 

そしてペースノートさんはテレビ会議を使ったオンラインのサポートなので、課題の解決が早いですね。

電話と違って画面共有ができるので、分からない部分を説明しやすく、パソコンが苦手な私たちにとって心強かったです。

また導入直後は毎月オンラインのミーティングを通じて利用について質問する機会があるのもありがたいですね。

製品がいいのはもちろんですが、サポート面がとてもいいのも助かっています。

 

 

 

 

文字通り紙の課題はすべて解決。FAX機能でさらなる業務効率化へ

ペースノートを利用して課題は解決できましたか？

導入前に感じていた課題は、見事にすべて解決できました。

特に手書きで予約表を書く時間が圧倒的に短くなったと実感しています。

予約表の作成時間は半分以下にできましたし、その他の情報共有など業務も大幅に改善されています。

事務作業が減少したことで、時間と心に大きな余裕ができました。おかげさまでご利用者に向き合う時間も増えたと感じています。

 

 

ケアマネージャーの要望に早急に対応できるようになったのも大きな変化です。

相談員以外の職員はここで困っていたので、施設全体の業務効率と応対品質が格段に向上しました。

 

 

空室状況を近隣のFAXで送信する機能もあるのですが、こちらも便利ですね。当施設では、毎月ペースノートの送信上限の2回、別途印刷したものを手作業で3回送信しています。

予約表を元に空室状況を自動で作成してくれて、登録している近隣の居宅介護支援事業所にボタンひとつで一括送信できます。

細かい情報を入力できるコメント欄もあるので、こちらも活用しています。

 

 

お問い合わせ時に伺った稼働率の把握についてはいかがでしょうか？

紙でも月単位の稼働率は出せていましたが、細かい入退所の数字を出すことができませんでした。

ペースノートであれば、当日の出入りの人数まで出るようになりました。ここも非常に助かっているところですね。

勤務表の作成時にも一役買っており、ここは今後もっと活用していきたいですね。

 

 

 

 

その他に導入してよかったことはありますか？

実際に聞いてはいないですが、ケアマネージャーからの当施設の評判もよくなったと思います。

お電話いただいた際に全員が状況を即答できるようになったので、外部のケアマネージャーの負担軽減にもつながっていると感じますね。

 

 

これからペースノートの利用を検討されている方にメッセージをお願いいたします。

本当に使い勝手がいいので、どなたでもすぐに使い始めることができると思います。

数字が自動で集計されることで、行動にも影響があると思います。まだまだ数字の見方が分からない部分もありますが、見ることで原因を考えるようになります。

 

 

導入後のオンラインのサポートもとてもいいので、ぜひとも体感いただきたいです。今困っていることを見せながら質問できることは、パソコンが苦手な私たちには非常にありがたいです。

もしその場で解決できないことがあっても、次回のミーティングで回答をいただけています。

場合によってはこちらの意見が機能として実装されることもありがたいですね。

だんだんと使い勝手がよくなることもペースノートの魅力のうちの一つです。

たいへん使いやすくて、本当に助かっています。もっと広まればいいなと思っています。