情報共有の範囲が広い特養ならではの課題

グリーンランドみずきさんについて教えてください。

大阪市の鶴見区にて特別養護老人ホーム グリーンランドみずきを運営しており、その中でショートステイのサービスを提供しています。

特養133床に対してショートステイは16床で、各ユニットに1床づつショートステイが含まれます。

法人本部は岡山県にあり、大阪以外にも千葉、船橋でも施設を運営しています。当施設の職員数は約100名です。

法人の理念は「最良の職場環境の構築」を掲げており、職場環境をよくすることでご利用者へのケアの質も向上できると考えています。

 

 

ペースノート導入前の予約管理について教えてください。

エクセルでフォーマットを作成し、セルに色を付けて予約が入っていることを表現していました。

作成したファイルは施設内の共有フォルダに保存して、現場を含めた職員全体に共有していました。

 

 

エクセルでの予約管理表に課題はありましたでしょうか？

何よりも情報を更新して共有する作業がたいへんでしたね。

予約の変更があった際に相談員がファイルを更新するのですが、更新したファイルを一度コピーして共有フォルダに最新版を貼り付けていました。

エクセルだと誰でも操作ができるので、意図せず操作して予約が消えてしまう、フォーマットが変わってしまうということが課題でした。

 

 

情報共有にとても大きな課題がありそうですね。

そうですね、施設のつくりが独特なこともあり、情報共有の課題が顕著でした。

当施設はショートステイ単体のユニットがなく、特養の各ユニットに1部屋づつショートステイの部屋があります。

1ユニットにまとめて共有することができず、変更の度に関係する各ユニットに情報を共有することが課題でした。

携わる職員数が多い分、変更などを一人ひとりに伝えないといけないですし、ショートの変更はしょっちゅう起こることなので、とても負担になっていましたね…

受け入れ幅が広くてご利用者にメリットがある造りではありますが、共有範囲が広いだけに情報共有の工夫が必要です。

 

 

ミスをなくすための仕組みで業務負担が増えてしまう

情報共有以外にエクセルでの予約管理表に課題はありましたか？

予約管理表には送迎時間を入れる場所がなく、別途作成していました。

先ほどもお伝えしましたが、情報共有の範囲が広いので送迎時間も伝えるのは一苦労でした。

相談員しか最新版の予約管理表を見れないことも課題でしたね。

 

 

くわしく教えていただけますでしょうか？

誰もが操作できてしまうことで予約管理のミスが発生していたため、担当者だけ最新版のファイルを閲覧できる体制をつくっていました。

そうすると担当者が不在時にショートの受け入れ可否の電話連絡があっても即答ができず、確認してからの折り返しになってしまいます。

ケアマネからの電話連絡は緊急のことが多く、その場で即答できなければ受け入れ先を探すために他の施設に電話をかけます。

折り返した時にはすでに他施設の利用が決まってしまっているため、稼働率を下げる原因の一つでした。

 

 

稼働率を向上したいとお問い合わせ時に伺いましたが、いかがでしょうか？

稼働率が100%を切ってしまうことがあり、なんとかしたいと思っていました。

感覚的には、定期的にご利用いただける方やキャンセルとなった方は、連絡をすればご利用いただけることは理解しています。

本来であればこういった方に後追いの連絡をして稼働率を向上させるべきですが、エクセルは予約を管理するだけのもので、定期利用者のリストの作成は現実的ではありません。

 

 

集客についても課題があったそうですね。

デイサービスが併設であればそのままショートのご利用につながることもあるかと思いますが、特養とショートしかないために外部からの集客が重要になってきます。

さらに当施設は2016年設立のため知名度があまりないので、その分営業活動に力を入れなければいけません。

 

 

相談員の業務負担が大きそうですね。

そうですね。どうしても作業に時間を取られてしまっており、効率化したいなとずっと思っていました。情報共有は本当に大きな課題でしたね。

 

 

相談員のチーム体制構築とペースノート

ペースノートのことはどちらでご存知になられましたか？

施設長がインテックス大阪で開催された「介護テクノロジー展」に参加し、ペースノートのことを知ったようです。

知り合いの平成森之宮苑の施設長と話しているとご利用中とのことだったので、実際に使っていてどうなのか評判も聞いてみたそうです。

2024年の3月にペースノートさんからの説明を受けたのですが、ちょうど同じタイミングで新しい相談員が1名増えることが決まっていました。

情報共有がさらに課題となることが想像できていたので、配属と合わせて4月からの利用を開始しました。

 

 

はじめてペースノートを触った感触はいかがだったでしょうか？

「あ、自分でも操作できるんだ」と驚いたのが第一印象です。

こういったITツールはあまり得意ではないのですが、「これならいける！」と確信しました。

導入までの期間が短かったですが、すぐに使い慣れましたね。現場からも質問や苦情はなく、すんなりと導入が進みました。

現場は以前のようにエクセルを探したり、最新版かどうかの確認もなくなったので業務が大きく効率化されています。

こちらとしても「最新の情報はペースノートを確認しておいて」と伝えるだけです。

 

 

 

 

ペースノートを導入してみていかがでしょうか？

まず4月に新しい相談員が配属される前に導入できたことがとてもよかったです。

エクセルの予約管理は自由度が高すぎる分、お互いのやり方みたいなのが起きてしまうんですよね。

新しい方が意見をしてくれても、ずっと慣れている側からすれば今までの方がやりやすいと感じることもあります。

ペースノートは型が決まっているので、その通りに操作すればいいだけです。

おかげさまでツールが原因の人間関係に悩まなかったので、とても助かっています。

 

 

抱えていたすべての課題を解決、予想外の導入効果も

導入前に感じていた情報共有の課題は解決できましたでしょうか？

全部簡素化できていますね。

送迎時間やお薬の変更など毎回内線で伝えていたのですが、今はペースノート内にすべて入っています。

連絡を受けた現場側もユニット内の掲示板にメモしなければいけませんでしたし、そのあと他の職員に共有しなければなりません。

伝達の回数が増えるほど言った言わないの問題も出てきます。こういったところも人間関係に影響していると思いますし、作業効率以外にもとてもいい影響を与えています。

電話は即時性に優れていますが、多人数への共有は向いていません。

また当施設では外国人留学生も雇用しているため、文字の方がコミュニケーションしやすいです。

 

 

稼働率に影響はありましたか？

ペースノートの導入後新規のお問い合わせが増えているんですよね。おそらくFAX送信の効果があると思います。

ペースノートに登録されている近隣の事業所に空床状況を一括でFAXを送れるので、今までアプローチできていなかった事業所の方からの新規のお問い合わせが増えています。

 

これまでは、エクセルの予約管理表を見ながら空床利用を書き起こしてどこに送るか考えて毎回番号を入力して…どうしてもFAX送信のハードルが高かったですね。

ペースノートはボタン一つで300の事業所に一括でFAXが送信できます。

また電話と違ってFAXだと物理的な紙が残るため、ふとしたことで思い出してもらえることもあるそうです。

本部が遠いのと設立が浅いこともあり、まだまだ知名度を上げていく必要があります。

意外ではありましたが、個人的に一番役に立っていると感じている機能ですね。

 

そしてペースノートには、最近利用がない定期利用者のリストが出てくるので、こちらからお声がけの電話をしやすいです。

リストにお名前が載った方に電話すると、見事に予約がいただけるんですよね。

導入前から定期利用者はお声がけをすれば予約につながることは分かっていましたが、リストの作成まで手が回っていませんでした。

これまでできていなかったことがかんたんにできるようになり、しかも成果にもつながって驚いています。

おかげさまでペースノート導入後の稼働率は基本的に100%を超えています。

 

 

導入してみて予想外だった効果はありますでしょうか？

エクセルよりも空床の把握がしやすくなり、先々の予定がシミュレーションしやすくなりました。

エクセルでシミュレーションする時はシートをコピーして、紙に印刷して手書きで色々考えていました。

ペースノートは画面上ですべての操作が完結するのでとてもストレスが減りました。

今考えるとちょっとした手間のせいで作業が進まなかったような気がします。感覚的な部分ではありますが大きな影響があったように感じます。

 

 

1日2時間の業務効率化に成功

ペースノートを導入した評価を教えてください。

ペースノートのおかげで相談員の2名体制が成り立っていると思います。

また業務効率がとてもよくなったことで、残業がなくなったり空いた時間で他のことができるようになりました。

体感では1日2時間分は作業効率が上がっています。今までは送迎と予定表の作成で手一杯でしたが、外部とのやり取りが増えたことも稼働率が向上している要因にもなっています。

ストレスが減ったことでケアの質も向上していると感じます。

 

 

 

 

これからペースノートを導入する方に一言いただけますでしょうか？

ペースノートを導入することで情報共有が効率化されますし、稼働率も向上してプラスになることが多いです。

自分の精神的な余裕ができたことは大きかったですね。

操作もむずかしいものではないので、ぜひ一度使ってみてほしいと思います。

 

 

今後のペースノートに対する期待を教えてください。

「ショートの予約管理といえばペースノート」というくらい当たり前になってほしいですね。

導入前に近隣の知り合いの施設長から活用状況を伺いとても参考になったので、他にも使っている方と情報交換してみたいです。

ただ「自分だけが使ってるものにしたい」という気持ちもあったりしますので、少し複雑な気分です。笑

どこの施設も使うことで稼働率が下がるか心配でしたが、ペースノートさんからは「意外にも近隣で導入していても、地域全体の稼働率が上がっている」というお話を伺っているので、安心しています。心から広まってくれることを願っています。