1.導入の背景　~複数施設の稼働率改善~

ペースノート導入前にどんな課題がありましたか？

平成福祉会ではグループ法人を含め、大阪市内に約100床のショートステイを運用しています。しかし、施設ごとに管理体制がばらばらで、稼働率の高い施設と低い施設があり、安定しないという課題がありました。

個別の相談員に任せきりの体制から、どの施設・相談員でも稼働率を改善できる方法を探していました。

 

導入して課題が解決できましたか？

はい。特に稼働率が低迷していた２施設から運用を始めたのですが、どちらの施設でも平均で20%、良い月ではそれ以上に稼働率を改善することができました。

また、複数施設の運営データをまとめてみることができるため、管理する側もポイント、タイミングを絞って相談員と会話することができるようになりました。

 

 

2. 導入に際して　~定例打合せを活用しスムーズに運用~

導入する際に不安はありましたか？

システムと聞くとどうしても難しいイメージがあり、使いこなせるのか、また本当に稼働率が上がるのかと思い、一部の施設から導入することにしました。また、導入直後も現場からは戸惑いの声もありました。

しかし、ペースノートの担当者が定例でのお打ち合わせで、システムの操作方法やデータの見方、他の施設での運用事例などを的確にアドバイスしてくださり、スムーズに運用できていると思います。

 

 

3. 導入による効果　~データから施設の特色を理解し稼働率向上~

ペースノートを導入してどんな効果がありましたか？

私が相談員であった時代に頭で考えていたことが、すべてデータ化されて、管理することができるようになっています。

例えば「まずは稼働率を〇％にしよう」と思っても、現状新規利用者が取りやすい時期なのかどうか、リピート利用は何人いてどれくらい利用中止のリスクがあるのかどうか、ロングショートで埋めてしまってよいのか、迷う場面も多いと思います。

ペースノートを使うと、施設の過去のデータからこれらの判断がしやすくなります。平成福祉会グループで導入した2施設でも、新規を取りやすい施設、ロングショートを少し増やして埋める施設など、施設の強み弱みに応じて稼働率に結び付けることができています。

 

現場からの反応はいかがですか？

稼働率だけでなく、相談員業務の効率化にもつながっています。予約管理は楽になりましたし、例えば居宅への営業はFAXを簡単に送れます。現場に行く時間が多く取れるようになったと評判です。

 

4. 今後の展望

今後どのようにペースノートを使っていきたいですか？

これまでの２施設で稼働率の向上、業務の効率化を図ることが実証できましたので、今後は法人グループ内の全施設で導入する予定です。これによって、稼働を安定させ、より質の高いサービスを提供できるようにしていきたいと考えています。