1. 導入の背景

ペースノートを導入された理由を教えてください。

もともとエクセルで部屋の管理をしていたのですが、タイムリーに更新するのが難しかったんです。

エクセルとは別に運転手さん用の運行表も作っていて効率が悪かったので、現場としては効率化を図ることが一番大きな目的でした。

また、導入を検討していた施設長からは稼働率向上に効果があることや、FAXで空床案内ができるという話があり、使ってみようということになりました。

 

導入前に抱えていた課題について教えてください。

導入前にもFAXを送っていたことがありましたが、１件ずつ送信していたので、一度に送ることができるのは数十件程度だったと思いますし、手間もかかるのでしばらくの間できていませんでした。十分な営業活動ができていなかったので、FAXを継続的に送りたいと思っていました。

 

 

2. 導入による効果

ペースノートの導入により、課題は現在どのようになっていますか？

ペースノート導入後は約300件の居宅に継続してFAXを送っています。

まず、ペースノートに周辺の居宅のデータがしっかり入っているので、営業するエリアを広げることができました。そのため、新しく利用者様をご紹介いただける居宅を増やすことができました。

その上で、新規の居宅から1人の利用者様の紹介があると、その後継続して他の方のご紹介があり、また、居宅内の１人目のケアマネから2人目のケアマネへと紹介いただいています。

どこの相談員も忙しくて営業に手が回らないと思うので、これにはすごく助かっています。

また、エリアを広げたことで、ショートステイだけでなく、将来的な特養入所についても、より広範囲から申し込みが来るようになっています。

 

 

3. 導入後の運用

ペースノートを導入・運用するにあたり現場の反応はいかがでしたか？

運用開始後、前任者からの引継ぎがないまま相談員が交代することがあったのですが、ペースノートを見ながら業務を引き継ぐことができました。

他の業務で使っているソフトと比べて使い方がわかりやすく、その相談員独自の書き方などが少ないこと、ショートステイの予定日入力などが簡単にできるので、交代時も、その後の運用でも助かりました。

 

ペースノートを導入してよかったと感じたことはありますか？

以前から利用状況の数字を分析したいと思っていたのですが、なかなか時間を取ることが難しかったので、ペースノートのダッシュボード機能は重要だと思っています。

また、ペースノート担当者との定期ミーティングで、新規利用者や定期利用者などの数字の変動を見たり、相談員の体制やショートステイの部屋数に対して稼働率が順調かどうか、新規を増やすべきか等のアドバイスをもらうことができましたので、他の施設と比べて継続率が高いことや、集客が上手くいっているということを知ることができて自信がつきました。

 

 

4. 今後の展望

今後ペースノートに期待することはありますか？

今後は加算の関係もあり、稼働率と要介護度比率の最適化をしていきたいと思っているので、ペースノート上で要介護度別の利用状況を分析できるとより活用しやすくなると思います。また、請求ソフトと連携して、請求ソフトへの入力が不要になるとさらに業務が効率化できるので、そういった機能の拡充に期待したいです。