「使用状況」導入施設の全員で活用。1つの施設からスタート

まずはペースノートの使用状況を教えてください。

ケアマキス笹原のショートステイで使用しています。

入退所など予約の管理は基本的に生活相談員が操作しています。最新の情報については、介護職員・看護師・管理栄養士や訓練士など、ショートステイに関わる職員全員で共有していますね。

 

 

「課題」長年使っていたエクセルではリアルタイムに更新できず、トラブルの原因に

ペースノート導入以前に抱えていた課題を教えてください。

以前はずっと、エクセルで各部屋の予約状況の管理や、稼働率の計算をしていました。生活相談員しかファイルを編集することができず、最新の更新状態での共有ができていませんでした。

実際、ミスも多く、言った言わないの議論になることもありましたね。

 

エクセル管理で特に何がお困りでしたか？

エクセルには計算式が入っていて、その数字にミスがあると全て間違ってしまうので、合っているか常に気を付ける必要があります。マクロも組み込まれていて、少し複雑になっています。

また、予約表を作成した担当者しか数式やマクロを変更できないなど、かなり属人的になってしまっていました。

作成した職員以外はそこまでエクセルが得意ではありません。気がつけば、数字の間違いや見れなくなった、などトラブルも絶えず、難しさを感じていました。

 

管理表の内容を更新した際の共有はどのようにされていたのですか？

予約の更新があるたびに、紙でカラーコピーして現場に共有していました。

そうしますと、1日に5枚以上出すこともざらにありますので、最新版がどれかわからないというような混乱も起きていました。

相談員は予約を受け付けた後、各関係者に更新内容を共有する必要があります。この際、誰にどの更新分までを伝えたかわからなくなるという問題もありました。

一応、日にちと時間を更新して書き添えるなどある程度改善はしたものの、それらの作業や念のための確認作業に時間を取られてしまい、効率的ではありません。

相談員の業務負担はかなりのものになっていましたし、「聞いた、聞いてない」のトラブルはストレスになるため、かなり課題に感じていたポイントでしたね。

また、白黒では判らないため、カラーで印刷する必要もあり、インク代、紙代がかさんでかなりのコストになっていました。

 

先々の予約表もエクセルで準備されていたのですか？

はい、うちは、毎月1日に3ヶ月先までの予約の受け入れを開始するため、エクセルのシートに月間の予定表をつくって、年度ごとにファイルで管理していました。

年度をまたぐ時は別のファイルを見ないといけないし、コピーして使うと月の日数が違うとか、閏年などもあってややこしかったりと…

現場の方から月末に「翌月の予約表が出ていない！」という連絡を受けることもありました。

こういったことに煩わされず、本来の業務に集中したいと考えていました。

 

「導入経緯」使いやすいサービスはペースノートだけだった

ペースノートはどのようにお知りになられたのですか？

別施設のケアマキス柴田のオープン時から、エクセルで管理をしていました。その流れであとから開設したケアマキス笹原でも、同様にエクセルでの管理をしていたんですよね。

当初から業務効率化の課題はずっと頭にありましたし、実際にペースノートを知る前から、「予約管理のサービスがあればいいのになぁ」とずっと思っていたんです。

使用している請求ソフトに予約管理の機能があり、導入を検討したこともあります。

けれど、結局のところ、請求ソフトについているものは予約管理に特化していないので、どうしても使いにくそうで諦めてしまいました。

やはり、現場を考えると使い勝手を重視したい、そんな想いもあり仲間内で相談していた折、当法人のIT担当者が、御社からのDMを元に検索をして、1年ほど前にペースノートを教えてくれたんです。

 

お話を伺ってみると、導入のいちばんのきっかけは、稼働率の向上ではなく”情報共有による業務効率化”だったのですね。

そうですね。もちろん、稼働率の向上も大切な要素ですが、定期利用者の数が40名以上と多いため、”顧客志向”のためにも情報共有を徹底する必要がありました。

エクセルでのトラブルが原因となってご利用者様へご迷惑とならないよう、なにかいい方法はないものかと長年考えてはいましたね。

 

 

「効果」リアルタイム共有で、”業務効率”が大幅に改善

導入後の変化をお聞かせください

エクセルで感じていた不便さは、見事に解消されました。予約の確認にかかっていた時間や、予約の間違いも大幅に軽減されています。

当初の目論見通り、ペースノートならパソコンやタブレットで各職種の関係者がそれぞれ最新のものを見れるし、わざわざ印刷して関係者に連絡する必要がない。

「変更があったからペースノート見ておいてね」で済むんです！

今までの”聞いた、聞いてない”のトラブルも一切なくなり、相談員のストレスはこれだけでも相当、軽減されたと思います。

 

また、送迎の際にも大きなメリットがありました。当時は、送迎の予定を組むにしても、その度に確認作業が必須でした。

例えば「今日はショートの利用で送迎が5名いらっしゃるけれど誰だっけ？」と、いちいちエクセルを開いて調べないといけないわけです。

ペースノートの導入後は、”入退所スケジュール”のボタンをクリックすれば一目瞭然なんです。

日にちを伝えるだけで、間違いがない。あとは時間を組むだけ。

要は、こういった確認や情報共有にかかる時間が短縮される、ということなんです。これに関しては劇的な改善といえますね。

 

導入前に抱えていた情報共有の難しさ、エクセルならではのファイルの更新のしづらさ、など、日々の業務の中で課題の解決を実感しています。

 

カラー印刷がなくなったことで経費の削減効果もありましたか？

ペーパーレスにつながっているのは大きいと思います。今年度に入って法人内で経費削減が強調されていたのですが、そこにうまくはまっていて、予想外に法人に貢献できています。

 

「効果」予約間違いなどのトラブルが大幅に軽減、定期利用者の予約取りこぼしがゼロに

他にも課題に感じていたこと、導入で変化したことはありますか？

以前は決まったタイミングで利用していただく方の管理が難しかったんです。

例えば、ご利用者様の中には、月に一度だけ必ず利用される、みたいなパターンが結構あるんですよね。

お盆やGW、年末年始などのイベント時のみのご利用も同じ方が多いので、大まかに把握してなんとなく覚えている範囲でご利用を促していました。あくまでも担当者レベルで属人的にやっている感じでしたね。

エクセルでも大まかには把握してましたが、どうしても漏れることがありますし、これら全てを確認する作業は、なかなか現実的ではありません。

 

ところが、ペースノートだと、”当月利用していない方”を表示してもらえるので、ケアマネージャーが予約し忘れることがないように、フォローもできます。見事に予約の取りこぼしがなくなりました！

 

 

「効果」周辺施設へのFAX営業が効率化され、稼働率向上につながる

当初は想定されていなかった成果はありますか？

営業用FAX送信機能ですね。当初の想定以上に成果が出て本当に驚いています！

ペースノートは最大で300件までの施設周辺の居宅介護支援事業所をリストアップできます。指定した条件の事業所に対して、月に2回までFAXを送信できることで、営業効率化が図れてかなり助かっています。

周辺の施設情報がリスト化されているため、こちらはただ候補の施設を選び、営業用FAXをそのまま1クリックで送れます。これは正直、予想を遥かに超えて便利でした。

特に、稼働率が下がった時に、うまく活用できている印象ですね。FAXは100件程度送ると、3～4件は問い合わせをいただけるんです。営業の手間はほとんどかからないので、この効果は本当に大きいです。

 

また、サービス担当者会議の際「ここ、もう少しあいてませんか？」など社外のケアマネジャーからご要望いただくことがあります。

今までは一度事業所に戻ってきて、最新の内容を調べてから回答していましたが、その場で答えられることで、空床を減らすことができて助かっています。

 

「効果」デイとショート、複数の施設を併用される場合の情報連携がスムーズに

他に、想定外の効果を感じられたことはありますか？

当法人は複数の事業を展開しているので、事業所間の情報連携がスムーズになるというメリットがありました。

例えば、デイサービスを利用している方がショートステイも利用するような場合があるので、今まではデイサービス側へ毎月、予約表を送っていたんです。

最新の情報が共有できることで、デイサービス側からの評判も上々でした。

 

ショートステイの予約表をデイサービスの事務所のパソコンからも閲覧できるようにされたのですね。

情報がリアルタイムだと意思疎通が本当にスムーズです。ショートステイの利用が延びることでデイサービスの利用がキャンセルになることがあり、「事前にわかっていれば教えてほしかった」という不満の声が現場で起きていました。

紙で共有していると、結局、いつ誰が使うのか、デイのほうでは把握しきれてなかったですね。

そういう意味では、うちのような複数の事業所をもつ法人ならではのメリットだと実感しています。

 

入退所管理の共有やFAX送信の件以外で、よくお使いの機能はありますか？

管理者機能のダッシュボードで数字全体を確認できる点でしょうか。”新規利用と新規から定期に変わったか”など、よく見ていますね。

新規が何名か、退所は何名、稼働率など定量的に把握できると、施設長などへの説明がしやすい。エクセルの時は、それを1、2、と数えて定期的な報告を行なっていたので、ずいぶんと楽になりました。

 

 

「導入時のポイント」現場からの反対の声は０＋予約表の代行入力で導入～運用開始がスムーズに

導入時について伺います。お問い合わせから導入までが2ヶ月と早かったのですが、社内の反応はいかがだったでしょうか？

前年度からペースノートの情報を入手しており、今年度予算にも入れてあった為すぐに導入が出来ました。

稟議の際、上層部の理解を得る必要がありますが、月額の利用料を考えると稼働率を1％上げられれば元が取れる、という話で問題ありませんでした。

導入後、ショートステイは平均稼働率90％以上をキープできましたから、元は取れたという考えではいますね。

 

導入時に他のサービスとの比較などはされませんでしたか？

ほとんどしなかったですね。請求ソフトの予約管理機能の導入を検討したこともありましたし、ペースノート以外に同様のサービスを提供されているところがなかったため、すんなり決まりました。

 

導入の際、現場の方への周知の方法は？

正直なところ、紙に印刷していた代わりにタブレットで見るようになっただけなので、苦労はなかったですね。上層部や、閲覧のみをする職員たちには、「今度からこれを見てね」ですみました。

実際に操作を行う相談員としても、見た目がエクセルと似ていて入力の仕方が少し違ったくらいでしょうか。エクセルで編集やコピペするよりよほど楽だったと思います。

 

「難しいからやりたくない」などの声はありました？

これは本当になかったですね。というのも、エクセルの方がずっと大変でしたから。笑

完全に使い慣れるまで、さすがに1ヶ月程度はかかったと思いますが、利便性があがる話だったので、現場も含めた不満の声はゼロでしたね。

 

スムーズに導入できた理由は他にもありますか？

こういったサービスは、最初の入力が手間で躊躇しがちです。その点、ペースノートの場合は、開始の前に2〜3ヶ月分の予約情報を代行入力してくれたため、導入開始直後から予約表が整った状態でスタートできて、とても助かりました。

 

「今後の展望」法人全体で導入することが決定。相乗効果を狙う

今後の展望をお聞かせください。

近隣のショートステイであるケアマキス柴田でも利用を開始することで、施設間の情報連携をより強化したいです。

感染症の流行で、片方の施設でに利用制限が出た際、もう片方の施設の受け入れをスムーズに行えるようになるイメージです。

また、稼働率などを含めて互いの刺激になるのではという想いもありますね。

 

 

施設に寄り添った機能改善、スピード感

総じてご満足いただけている印象ですが、機能改善などの面ではいかがですか？

利用していく中で使いづらいと感じることがありました。今年度に2回ほど機能に関する要望を出して、すでに2回とも改善いただいています。スピード感は実感していますね。

 

「今後の期待」利用している中でお困りごとはございますか？

他にも改善してもらいたい機能も実はあります。

予約日数をペースノートからそのまま請求ソフトに連携できると随分と楽になるんです。今は、ペースノートで入れたものを請求ソフトに入力し直す手間がどうしても発生してしまいます。

また、少し細かいのですが、名前を入れると履歴が表示される際、予測変換での検索だけでなく、あいうえお順になってくれると探しやすくてありがたい、などでしょうかね。

 

請求ソフトとの連携は随時進めており、1社はすでに連携が決定しました。あいうえお順についても来春には改善されるのでご安心を！

本当にありがたいですね。今後にますます期待が持てると思います。

 

最後に、導入を検討されている方へ、おすすめのポイントを教えてください

総じて、簡単で使いやすい、情報共有がスムーズ、稼働率など数字の集計業務がなくなり報告が楽になる、クラウドなのでいつでもどこでも閲覧できるといったところでしょうか。

情報共有、業務効率化にたいへん寄与しているため、今後も機能改善含めて、非常に期待しています。

 

詳細にお答えいただき、本当にありがとうございました。